Je planifie mon emploi du temps : Je ne réagis pas à ce que les gens veulent que je fasse, j’agis en fonction de ce que j’ai à faire. Chaque jour, j’ai un plan, même si cela ne se passe pas toujours comme prévu. Cependant :

• Il n’est pas raisonnable d’attendre une réponse dans l’heure à un courriel.
• Il n’est pas raisonnable d’attendre une réponse à une tâche complexe en moins de 24 heures.

La situation

Mon contrat est de 35 heures par semaine (si vous trouvez cela drôle, vous pouvez rire). J’enseigne, je fais de la recherche, je participe à la vie de l’Université, de mon département, du COPL et du CERVO Brain Research Center en étant directeur de différents groupes et sous-groupes. En 2023, je suis même directeur intérimaire du COPL, ce qui n’est pas une mince affaire.  Je dois aussi planifier l’avenir et trouver du financement pour tout cela. 35 heures, c’est très peu, c’est seulement 7 heures par jour.

Donc, soyons bien clairs ici : je ne consulte pas mon courrier électronique tous les jours. Je passe beaucoup de temps avec des gens, je prépare des cours et des vidéos d’enseignement, je travaille en laboratoire avec des étudiants, je réfléchis à des projets en cours ou à de nouveaux projets, je rédige des subventions et des articles. Alors laissez-moi vous dire sans ambiguïté, ici et maintenant : tout est plus important que votre courriel, quel qu’il soit. Je me fous de ce qu’il y a dedans : si vous l’avez envoyé par courrier électronique, c’est qu’il n’est clairement pas urgent.

Donc, si j’arrive à lire mes courriels,  ils ont d’affaire à être clairs. Ce n’est pas grave s’il est court et relativement direct, tant qu’il est poli.

Les courriels

Le courrier électronique est le fléau du 21e siècle. Je reçois environ 75 108 courriels par jour. Parmi ceux-ci, 30 sont des listes de diffusion (rien à répondre), 30 sont des lettres d’information inutiles. Anecdote amusante : Je reçois des courriels de 178 personnes différentes sur des listes de diffusion de l’Université Laval. Sinon, 20 sont des e-mails où je suis en cc’ed : si je suis en cc : et que personne ne s’adresse à moi, je ne réponds pas. Il reste donc 25 courriels qui demandent une réponse. Supposons qu’une question qui vaut la peine d’être posée demande au moins 10 minutes pour y répondre correctement, cela signifie que je devrais allouer au moins 4 heures par jour à la lecture et à la réponse à mes courriels (ou 20 heures par semaine). Dis autrement: je passerais la moitié de mon temps à faire ce que les autres pensent que je devrais faire. Personne ne souhaite qu’un professeur (ou n’importe qui d’autre d’ailleurs) passe 20 heures sur ses 35 heures à répondre à des courriels. C’est d’autant plus vrai que si j’enseignais, c’est tout ce que je ferais : enseigner mes cours et répondre à mes courriels. Répondre à tous ses courriels, c’est comme nettoyer une flaque d’eau avec une fourchette : c’est tout simplement impossible. Si je n’ai pas répondu à votre courriel dans un délai d’une semaine, considérez qu’il a été oublié et contactez-moi à nouveau. J’essaie parfois de rattraper mes courriels le dimanche soir, si je ne suis pas fatigué.

Mais qu’est-ce qu’un bon courriel?

Un bon courriel a une ligne de sujet explicative: « Demande de rencontre pour Stage d’été », « Rappel rencontre ce midi au local POP-2165 ». Le courriel est poli mais bref. Le courriel qui veut une réponse résume rapidement sa question pour que le lecteur puisse comprendre 1) que c’est une question et 2) quelle est la question. J’obtiens souvent des réponses à mes propres courriels que j’envoie à des gens beaucoup plus occupés que moi en résumant, dès la première ligne, ce que j’attends d’eux avec ce courriel. Mieux encore, je vais les voir en personne. Un courriel trop long demande probablement une rencontre en personne.

Un mauvais courriel

Un mauvais courriel est une question ouverte: « Il faudrait vraiment se rencontrer pour le projet, fais moi signe quand tu es libre » ou encore: « Je ne comprends pas le devoir, la question #1 n’est pas claire et je n’ai pas les notes de cours » ou finalement « Reviens moi avec la liste des choses importantes et les milestones dans le projet pour que je puisse avancer ». Mes préférés: « Veuillez remplir le formulaire qui est disponible sur notre site dans les plus brefs délais » (lequel? pour quand? à qui je l’envoie? si vous me contactez, auriez-vous pu en remplir une partie pour moi?) , ou encore « N’oubliez pas de payer la facture qui vous a été envoyée récemment pour les frais de service » (quel courriel? il venait de vous? (hint: non). Une numéro de référence? (hint: pas une référence interne dans le système de comptabilité auquel je n’ai pas accès, une vraie référence pour moi). pour quand? à qui je l’envoie?  si vous m’écrivez des finances, pourriez vous me demander simplement un numéro de compte pour passer la dépense? Mieux encore, m’en suggérer un?).  

Faits relatifs à l’année 2022

• J’ai reçu 30 938 courriels en 2022 (professionnels et personnels). C’est une moyenne de 108 courriels par jour de semaine. 
• Les week-ends, je reçois en moyenne 26 courriels, mais en novembre et décembre avant Noël, cela monte à 60 par jour (120 par week-end).
• Le jour le plus chargé avec 211 courriels a été le lundi 12 décembre 2022, également connu sous le nom de « Lundi de la panique » parce que tout le monde veut tenir son committee meeting en 2022 et qu’il ne reste qu’une semaine.
• Les deuxièmes jours les plus chargés sont les 16 et 17 novembre, où j’ai reçu 200 et 193 courriels. Je soupçonne qu’il s’agit principalement de publicités pour le Black Friday.
• Le jour le plus calme a été le vendredi 24 juin, ou jour de la St-Jean-Baptiste, avec 21 courriels.
• Les deuxième et troisième journées les plus lentes sont le 30 décembre (on prépare le party!) et le 5 septembre, jour de la fête du travail.
• J’ai reçu 2097 courriels d’étudiants. 3 étudiants m’ont écrit 41 fois.
• J’ai été le destinataire de 25 846 courriels et j’ai reçu 4 726 copies.
• 2 840 courriels provenaient de listes de diffusion de l’Université Laval.
• 353 provenaient des systèmes financiers (approbations).

Vous pouvez aussi lire « Daniel’s Dictionary of Academic Life« .

Daniel Côté, Updated on May 3rd 2023